Offentlighetsloven: Tenk på hvem du henvender deg til (målgruppe)

Du skriver ikke saksfremlegg for dine kolleger. Målgruppen er politikerne og publikum. Selv om politikerne etter hvert blir “eksperter” på sine saksfelt, får de en enklere oppgave om sakene er lettleste og oversiktlige.

Noen språkråd

Skriv korte setninger – sett punktum. Si én ting om gangen.

Bruk mellomtitler (overskrifter på et par ord som “løfter” fram et særlig viktig tema i det som kommer nedenfor).

Stykk opp teksten. Bruk punktvis oppstilling.

Bruk aktivt språk. Få frem poengene!

Konkludér og vær klar! La et ja være ja og et nei være nei!

Saksfremstillingen

Saksfremstillingen skal som hovedregel følge den disposisjon/mal som er utarbeidet i saksbehandlingssystemet:

• Standardopplysninger fremkommer automatisk fra ESA

  (saksnummer, arkivkode, saksbehandler, utvalg og overskrift)

• Saksopplysningar
• Tilråding frå ….
• Vurdering frå
• Vedlegg

Se her for instruks i bruk av Word ved politiske saker.

Overskrift

Overskriften fremkommer automatisk fra ESA, så det må være samsvar mellom overskrift i registreringsbildet og dokumentet.

Overskriften er noe av det viktigste i hele saksfremstillingen. En sak må ha en overskrift som synliggjør hva saken gjelder. Den må være en interessevekker.

Overskriften må være presis, men heller ikke for omfattende. Unngå overskrifter over flere linjer og med flere setninger. Det må legges vekt på at saken skal kunne finnes/søkes frem elektronisk etter lang tid.

Benytt gjerne ”Hovedtema - undertema”.

Saksopplysningar

Dette er sakens viktigste del, spesielt med tanke på kvalitetssikring. Avsnittet skal inneholde rene faktiske forhold, ikke vurderinger eller synspunkter. Her skal alle relevante fakta tas inn, også de som eventuelt svekker egen tilråding.

Hva er bakgrunnen for at saken kommer opp?

Sakens tidligere utvikling bør tas med dersom dette ansees å ha betydning. Tidligere vedtak med stor betydning, bør siteres i teksten, ikke bare henvises til.

Hvilke opplysninger foreligger som er relevante for behandlingen av

saken?

Andre instansers vurderinger skal inngå i faktadelen, ikke i vurderingsdelen.

Hvis saken har økonomiske konsekvenser skal disse fremgå som eget punkt under faktadelen.

Det er videre viktig å få frem juridiske, tekniske og sosialfaglige hensyn ved valg av løsning.Gi en beskrivelse av relevante tiltak.

Hva er de praktiske, faglige og kostnadsmessige konsekvensene av de ulike alternativene.

I faktadelen bør det også opplyses om hjemmelen til å fatte det aktuelle vedtaket.

Referanse til lover og forskrifter bør være med.

Vurdering frå …

Vi skal nå gi vårt råd om valg av løsning(er).

Start vurderingen med å gi saken et perspektiv. Referer til problemstillingen. Hvilke mål er satt for saksfeltet – jf fylkesplan, økonomiplan eller virksomhetsplan.

Analyser alternativene. Obs! Saksutredningen skal ikke begynne på nytt; en skal bare sortere og velge ut de beste løsningene.

Avveining av momenter mot hverandre, synspunkter eller vurderinger. Vurderingene skal foretas ut fra faglig skjønn, og ut fra hvordan eventuelle liknende saker har vært behandlet tidligere (presedens).

Vær kreativ i løsningsforslagene!

Hvilket alternativ anbefales? Hvorfor?

Du har nå konkludert og er klar for å skrive innstilling. Om du er i tvil, så er det redelig å redegjøre for tvilen. Men unngå alternative innstillinger!

Folkevalgte organer kan legge større vekt på andre momenter enn de faglige. Men en skal likevel la faglige momenter veie meget tungt. Der hvor det er uenighet mellom saksbehandler og etatsjef/fylkesrådmann, bør en normalt få fram ulike syn på en balansert måte.

Som hovedregel bør ikke saken overskride 3 A4sider inklusive forslag til vedtak. Men det forutsettes at saken inneholder tilstrekkelige opplysninger til at et politisk utvalg, på en rimelig måte, skal kunne fatte det nødvendige vedtak. Dette medfører at evt. høringsuttalelser og andre omfattende dokumenter følger saken som vedlegg.

Forslag til vedtak frå …/tilråding frå …

Forslag til vedtak kan med fordel listes opp punktvis. Avgrens vedtakstema, politikerne må bare inviteres til å gjøre vedtak innenfor sitt mandat og på bakgrunn av det beslutningsgrunnlag som foreligger i saken.

Det skal kun være ett saksdokument for fremstilling av selve saken selv om saken får fornyet behandling i samme utvalg eller behandles i flere.

Når saken legges fram til sluttbehandling i hovedutvalget benyttes formuleringen «Forslag til vedtak frå etatsjefen» som overskrift.

Når saken skal viderebehandles i et annet utvalg, brukes formuleringen ”Tilråding frå ” som overskrift. Tilsvarende for fylkesrådmann til fylkesutvalget.

Når vedtaket protokolleres i saksbehandlingssystemet brukes overskriften: ”Vedtak i ” eller ”Tilråding frå ” ved viderebehandling.

Vedlegg

Kartillustrasjoner, søkerlister, utlysningstekster, avtaletekster o.a. med vesentlig informasjonsverdi kan legges ved.

Mange ganger kan det være fristende å legge ved korrespondanse ol. Unngå slik bruk av vedlegg; sitér heller relevante avsnitt i saksfremstillingen.

Kopier av saksfremlegg for underliggende organer/tidligere behandlinger skal normalt ikke legges ved saken. Vis til sakene, referer hovedinnholdet, og vær forberedt på å yte rask service til politikere og andre som ønsker å få tilgang til underlagene i saken.

NB! Det er ikke anledning å kopiere vernet materiale (dokumenter med «copyright»). I den grad slike dokumenter skal benyttes må man anvende sitat eller henvisninsgformen.

Dersom det ikke legges ved vedlegg, skal det skrives ”Ingen”.

NB! Alle vedlegg som følger en sak skal være elektronisk tilknyttet saksframlegget.